各系（院）、各部门：
现将《西安职业技术学院档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
西安职业技术学院档案管理暂行办法
一、为了加强档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我院实际情况制定本办法。
二、学院档案是指在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。
三、学院档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。
四、档案工作是学校的重要基础工作之一，是管理工作的重要组成部分。
五、档案管理工作任务
1.贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定学院档案工作规划、管理制度和实施细则。
2.负责对各处室的档案工作进行监督、检查和指导。组织各处室专、兼职档案人员的业务学习和培训。
3.负责学院档案的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具和参考资料，提供档案信息，为学院各项工作和社会服务。
4.执行保密制度，确保档案的安全。
5.开展档案宣传和咨询活动。
六、文件材料的形成和归档
1.各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累。工作结束时按归档要求，按时整理立卷归档。
2.对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档。
对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案科通过征集代管等形式进行管理。提倡个人向档案科捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。
七、综合档案归档范围
1.党群管理类
党委各部(室)、纪委、工会、团委等系统在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。
2.行政管理类
行政各处(室)在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。
3.教学类
在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料，按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》执行。
4.人事类
学校在干部、职工人事工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、奖励处分、录用、任免、转业、工资、退休及其它材料。
5.科学研究类
上级下达、外协、自选等各类科研项目中形成的全部文件材料；经批准中断和取得负结果的科研项目所形成的具有保存价值的文件材料；在国内外刊物上发表的论文，学术会议上交流的论文，研究报告的手稿和印本；参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料；科研工作中形成的管理文件材料等。
6.基本建设类
基建工程归档文件材料，按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料；房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。
7.财会类
会计报表、帐薄、凭证等文件材料，按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。
8.外事类
出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。
聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者，在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带，专家的简历、护照(复制件)等文件材料，授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。
9.声像档案
反映学校重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。
10.实物档案
凡属反映本校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。
八、归档要求
1.实行由文件材料形成处室立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。
2.归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。
3.文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向档案室移交归档。
九、归档时间
1.党政部门和按年度归档的处室，在次年六月底前归档结束。
2.教学部门和按学年归档的处室，在次学年寒假前归档。
3.科研、基建等处室，在项目完成后两个月内归档。
十、档案管理
1.要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。
2.已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须有负责人审查核准。
3.要定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做出记录。
4.单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。
5.做好档案各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。
6.档案科要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具，主动做好提供利用和服务工作。
十一、档案利用
1.学院各处室查阅本处室归档的档案，经办人可以直接到档案科调阅。查阅非本处室的重要档案，须经归档处室同意并经分管领导签字方可。
2.外单位查阅学校档案应持介绍信，经分管领导签字批准后，方可查阅。
3.凡摘录、复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，方可复制。
4.查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《档案法》有关条例处罚。
未经学院授权或上级管理机关批准，任何组织或个人无权公开档案。
十二、鉴定和销毁
档案保管期限分为永久、30年和10年。划定的原则是：
1.凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。
2.凡是在一定时期学校进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为30年或10年保存。
3.介于永久与30年或30年与10年两种保管期限之间的档案．一律从长划定。
4.销毁档案，应造册登记，履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。
十三、本办法自发布之日起实施，由学院党政办负责解释。
二0一二年五月二十三日
陕公网安备 61011302001522号